Produktivitāte un mobilitāte

Globalizācijas ietekmēta mobilā darba vīzija

Iepazīstieties – Ronalds! Speciālists ar augstāko izglītību, viņš ceļo pa pasauli, sekojot sava hobija – sērfošanas – iespējām, tomēr lielu dienas daļu pavada pie klēpjdatora, strādādams kopā ar līdzīgiem cilvēkiem izrakteņu apguves projektā, kas tiek plānots attālā zemes nostūrī, kur pēc kāda laika sāksies izpētes urbšanas darbi. Viņu ir nolīdzis pastkastītes uzņēmums, kas jau ir izpildījis desmitiem šādu pasūtījumu un kuru, savukārt, ir nolīgusi naftas ieguves korporācija. 

Ronaldam ir dators, viedtālrunis un ārējais lādētājs, ko viņš pa nakti uzlādē viesnīcā. Tālrunis nodrošina sakarus ar kolēģiem un internetu, bet datorā notiek aktīvs darbs, precizējot kolēģu un pasūtītāja reāllaikā sniegtās norādes. Paralēli darbam ar dokumentiem un atzīmēm tajos neliela komandas daļa apspriežas videokonferencē, un tikai retais atrodas birojā. 

Ronalda apakšuzņēmēji ir Taizemes dizaineri, kas datus pārveido infografikās, lai projektu būtu iespējams veiksmīgāk prezentēt. Izpētes grupa viņam ir sagādājusi izpētes vietas datus un fotogrāfijas, atsevišķi ir pasūtīti un tiek analizēti satelītuzņēmumi, cita ģeologu grupa jau ir iekrāsojusi atradņu apgabalu, bet neliels Krievijas ceļu būves birojs topogrāfiski ir izplānojis iespējamos pievedceļus un izveidojis to būvniecības tāmi. Kopumā projektā strādā desmitiem dažādu speciālistu, kas, iespējams, iepriekš viens otru nav satikuši, tomēr viņu komandas darbs tiks vērtēts, un, piesaistot nākamā darba komandu, pasūtītājs rēķināsies ar vērtējumu un sadarbības kvalitāti. 

Scenārijs, kaut izdomāts, nemaz nav futuroloģisks. Raugoties no Latvijas uzņēmumu viedokļa, atšķirīgs ir vien mērogs. Retorisks jautājums te ir – vai šādu projektu varētu izpildīt labāk vai kvalitatīvāk, visiem strādājot kopā vienā birojā?

Mobilitātes kultūra

Uz jautājumu Vai tev ir darbs? pasaules pilsonis atbild apstiprinoši, precizējot, ka šobrīd ir iesaistīts trīs projektos, no kuriem viens ir tikai sācies, bet četri pirms tam ir veiksmīgi pabeigti. 

Nesenā vēsturē darba kultūra ir mainījusies, strauji pieņemot dažādas darba variācijas: darbs no mājām, coworking jeb darbs grupās, īstenojot iespējas un intereses, kas pārklājas, indivīdu kopdarbs attālināti, atvērtā plānojuma biroji, filiāles, komplektācijas ražotnes, kas saņem sastāvdaļas no visām pasaules malām. Raugoties darba sludinājumos, arvien retāk piedāvājumā redzam teicamus darba apstākļus skaistā birojā, taču arvien biežāk tiek piedāvātas izaugsmes iespējas vai jauna pieredze, saglabājot daļēju indivīda neatkarību, bet sadarbības formu atstājot atvērtu un diskutējamu. 

Pieredzējuši neatkarīgi algoti speciālisti parasti ir ar attīstītu produktivitātes spēju un augstu sava darba un naudas, ko viņi saņems, vērtējumu. Viņi ir prasīgi pret pasūtītāju un sagaida, ka pasūtītājs būs tikpat ātrs, efektīvs un korekts attiecībā uz viņa jautājumiem, darba vērtēšanu, pieņemšanu un materiālu ātru piegādi. Šāda veida sadarbības

Speciālistus savam projektam vai biznesam ir iespējams meklēt visā pasaulē, gan pieņemot darbā attālināti, gan nolīgstot konkrēta uzdevuma izpildei

izdošanās riska faktors ir pats pasūtītājs: retos gadījumos pasūtītājs ir tikpat žigls, un tā darbinieki, kas ir norīkoti pasūtījuma pārvaldei, ir mazāk motivēti un aizņemti savos darba pienākumos. 

Tātad mobilā darba kultūra un produktivitāte lokāli nevar strauji pašsaprotami attīstīties. Atslēgas faktors ir ātrumu atšķirība, tādēļ šādi speciālisti meklē sadarbības iespējas tālāk, pasaulē, apvienojoties grupiņās un saņemot pasūtījumus ar dažādu interneta servisu starpniecību. 

Savukārt mobiliem un straujiem uzņēmumiem tieši tas ir nepieciešams. Speciālistus savam projektam vai biznesam ir iespējams meklēt visā pasaulē, gan pieņemot darbā attālināti, gan nolīgstot konkrēta uzdevuma izpildei. Savu pakalpojumu piedāvājuma servisi, kā Elance.com un līdzīgi, ir apgrozījuši miljardus, savienojot pasūtītāju ar speciālistu konkrētu pasūtījumu izpildei. 

Iedomājieties sarunu, kurā uzņēmējs A sūkstas par sadarbību ar Latvijas IT izstrādātāju, pasūtot viņa iecerētas mobilās aplikācijas izveidi, bet sarunas biedrs nesaprot, kāpēc uzņēmējs te vispār noņemas un nav nolīdzis indiešus par pārsimt dolāriem. Uzņēmēja A pārliecība – ērti ir te, jo var aizbraukt, visi var apsēsties pie galda un visu pārrunāt, kopā izdomājot nepieciešamo un pretī saņemot pieredzi, bet otrs uzskata, ka tā ir vakardiena un viņa variants ir nesalīdzināmi ātrāks un lētāks. Visticamāk, ievērojot katra vajadzības, taisnība ir abiem. Mūsu uzņēmēji ir dažādi, neieslīgstot diskusijās vecā skola pret startup kultūru.

Produktivitātes neizbēgamais raksturs

Mums Latvijā par šo tematu vajadzētu runāt krietni vairāk nekā citiem pasaulē. Mums ir niecīgs tirgus ar mainīgu pirktspēju, kas faktiski nozīmē nelielus pasūtījumus, par laimi – vismaz koncentrēts vienā vietā – Rīgā. Lai ar nelieliem pasūtījumiem nopelnītu, to ir nepieciešams daudz. Iegūstam daudz darba, daudz risku, pieaugošas pieskaitāmās izmaksas (overhead). Kad izmēģinām dažādas mārketinga gudrības un apgūstam jaunu pārdošanas kanālu (sociālos tīklus) jaunu klientu piesaistē, der neaizmirst par spēju to visu efektīvi apstrādāt, citādi sanāk liela brēka un maza vilna, jo peļņa neaug proporcionāli apgrozījuma pieaugumam. 

Mērķis ir maksimāli efektivizēt darījumu katrā no tā sastāvdaļām: pārdošanas izmaksās, klientu apkalpošanas procesos, piegādes, ražošanas, pēcapkalpošanas izmaksās. Uzņēmums nenovēršami nonāk pie potenciālas procesu automatizācijas. Automatizācija šodien tiek veikta ar procesu posmu likvidāciju un tehnoloģiju palīdzību. Tiek izstrādātas un uzņēmumu rīcībā nodotas dažādas sistēmas, kas samazina procesu laiku un ietaupa citus resursus. Klasiski piemēri: ja tālruņa klausulē autoatbildētājā izdzirdēsi, ka šobrīd ir tehnisks pārtraukums pakalpojumā vai cik precīzi esi parādā uz kāda rēķina pamata, iespējams, saruna ar operatoru vairs nebūs nepieciešama; ja apdrošināšanas gadījuma segšanai nepieciešamā summa ir mazāka par X, tā ir jāpiešķir automātiski, jo tipiska apdrošināšanas gadījuma pieteikuma apstrādes process ar cilvēkresursu palīdzību ir dārgāks. Protams, ir vienkāršāki piemēri: klientu pašapkalpošanās portāls, kas samazina nepieciešamo operatoru skaitu un sniedz atgriezenisko saiti par klātpārdošanas gadījumiem (upsale) klientiem, vai vienkāršs videoinstrukcijas piemērs mājaslapā, kas samazina meistaru izsaukumu skaitu. 

Tomēr lielākie izaicinājumi un ieguvumi ir produktu pārdošanas un ražošanas izdevumu samazinājumā. Klasiski risinājumi ir uzņēmumā un meitasuzņēmumos ieviests kopīgs klientu attiecību vadības (customer relations management – CRM) risinājums pārdošanas vadībai un klientu bāzes kopizmantošanas saistīto pakalpojumu tirdzniecības (crosssales) veicināšanai, savukārt ražošanā, protams, tiek ieviestas automātiskas ražošanas vai 

Mums ir niecīgs tirgus ar mainīgu pirktspēju, kas faktiski nozīmē nelielus pasūtījumus, par laimi – vismaz koncentrēts vienā vietā – Rīgā

pakošanas līnijas, samazinot cilvēkresursu iesaisti un ievērojami paātrinot ražošanas tempu. Rezultātā – lētāks produkts lielākā apjomā ar nemainīgu kvalitāti. Tas, savukārt, atļauj iepirkt lielāku izejvielu apjomu par zemāku cenu. Nauda ražo vairāk naudas, ietaupījums paver iespējas vairāk ietaupīt. Arī tā ir produktivitātes sastāvdaļa. 

Tā kā Latvijā ir liels mazā biznesa īpatsvars, arvien nozīmīgāks kļūst jautājums par personisko produktivitāti. Speciālisti un pakalpojumu sfēras uzņēmēji meklē veidus, kā vairāk paveikt savas darba dienas ietvaros. Šiem uzņēmējiem nav normēta darbalaika, nereti nav arī biroja, tādēļ šo cilvēku spēja mērķtiecīgi fokusēties uz savu darbu, nepazust sīkumos un izolēt sevi no apkārtējiem traucēkļiem arī veido jūtamu atšķirību starp sisties un pelnīt. Šīs pašas spējas ir jāizkopj arī lielāku uzņēmumu vidējai vadībai.

Eksperti un veiksmīgi uzņēmēji dara tā: personiskās produktivitātes ieteikumi

1. Ierobežojiet mērķu skaitu un fokusējieties! Mēs esam radoši, un nereti dažādu biznesa ideju un veidu, kā tās attīstīt un ar ko sadarboties, ir par daudz. Pārlieku plaša rosība samazina tempu, kādā var tikt realizētas tās sastāvdaļas. Veiksmīgi uzņēmēji iesaka izcelt vienu konkrētu mērķi un īstenot to. Google vadītājs Ēriks Šmits visas idejas salīdzina ar savu mērķi un ikreiz sev uzdod jautājumu: kā šī jaunā ideja korelējas ar izvirzīto mērķi?
2. Nosakiet fiksētus laika posmus – sprintus! Sadaliet savu nedēļu un ik dienu precīzos posmos un rituālos. Rezultātā neizbēgami paveiksiet to, ko ir visgrūtāk uzsākt. Arī darbu plānošana būs krietni vienkāršāka – rūpīgāk vērtēsiet, vai vēlaties to darīt, vai tas jums nesīs labumu un kurā laika atvilktnē šis darbs ir jāieliek. Tas pats attiecas uz uzņēmumu sapulču plānošanu un tikšanās laikiem – lietojiet pulksteni un iepriekš vienojieties par pieejamo laiku un mērķi. Savukārt ikdienas plānošanas rituāli nodrošinās, ka jūsu saraksts ir aktuāls un atbilst 1. punktā minētajam fokusam.
3. Likvidējiet iespējas novērst uzmanību! Ja ievērosiet 2. punktu, šis būs krietni vieglāk izpildāms uzdevums. Veidojiet savu darba vidi un informācijas apmaiņas kanālus kontrolēti. Nelietojiet liekas datorprogrammas, mājaslapas, ierobežojiet savu pieejamību saziņas programmās un lietojiet citiem saprotamas norādes, ka esat aizņemts. Veiciet eksperimentu – uzstādiet savā datorā laika uzskaites programmu, piemēram, DeskTime, un pēc nedēļas rūpīgi izanalizējiet, atzīmējot produktīvo un neproduktīvo laiku. Jūsu acu priekšā atradīsies saraksts ar galvenajiem laika zagļiem, kas ir jāierobežo.
4. Celieties agrāk! Liela daļa veiksmīgu pasaules uzņēmēju ceļas piecos vai sešos no rīta un jau līdz brokastlaikam ieplāno sev svarīgo, deleģē darba uzdevumus citiem, motivē sevi dienai, vingro utt. Ja jums ir grūti no rīta iestrādāties, sāciet ar nelieliem darba uzdevumiem, kam ir nepieciešamas 2, 5 vai 10 minūtes. Protams, ja savā sistēmā ieplānotajiem darbiem ir piezīmēts plānotais to izpildes laiks, šādus nelielus uzdevumus identificēt būs krietni vieglāk.
5. Izmantojiet laiku ceļā efektīvi! Ja izmantojat darba uzdevumu aplikāciju, ieviesiet pazīmes, lai atšķirtu darbus, kas ir veicami tikai pie datora, no tiem, kas ir veicami jebkur. Ceļā var padarīt neticami daudz: zvanīt, nosūtīt īsziņas, klausīties mācību vai profesionālās izglītības audiogrāmatas, konferences ierakstus, diktēt tālrunī atgādinājumus vai idejas, ko vēlāk apstrādāt. Ja braucat ar auto, ir jāiegādājas brīvroku komplekts tālrunim vai jāiemācās savienot tālruni Bluetooth saitē ar auto. Ja izmantojat sabiedrisko transportu, lietojiet austiņas, kas izolē ārējo skaņu un netraucē blakussēdētājiem.
6. Meklējiet iespējas deleģēt! Vienmēr uzdodiet sev jautājumu: vai šo uzdevumu var paveikt kāds cits? Izvēlieties pareizākos resursus. Mazākus uzdevumus deleģējiet jaunākiem darbiniekiem, tādā veidā ceļot viņu pašapziņu un trenējot izpildes un atskaitīšanās rituālu. Deleģējot izvirziet vienkāršu un saprotamu mērķi – izpildāmu un mērāmu. Kontrolējiet izpildi – deleģēts nav tas pats, kas uzticēts; fiksējiet, kad izpilde ir jāpārbauda.
7. Apgūstiet jaunākās tehnoloģijas! Izmantojiet mākoņservisus failu koplietošanai, apgūstiet efektīvākos kanālus saziņai ar kolēģiem un klientiem. Izveidojiet ērtu un pastāvīgu darba uzdevumu plānošanas un ideju fiksēšanas veidu. Apgūstiet to, kā viediekārtas nodrošina iespēju turpināt darbu pārtraukšanas vietā ar jebkuru no iekārtām, uzsākot vienā datorā vai tālrunī un turpinot citā.
8. Mācieties nepārtraukti! Lasiet vairāk par interesējošo tematu vai biznesu, ko vēlaties attīstīt. Mācieties no veiksmīgiem uzņēmējiem, uzziniet visu par viņu rutīnu, metodēm un paradumiem. Analizējiet tirgu, konkurentu mārketinga aktivitātes, savus panākumus un neveiksmes, mainiet savus rituālus vai pakalpojumus atbilstoši uzzinātajam, to soli pa solim darot tā, lai šīs izmaiņas kļūst par jūsu ikdienu.
9. Sportojiet un piekopiet veselīgu dzīvesveidu! Jūsu fiziskajai pašsajūtai ir milzīga ietekme uz jūsu attieksmi, darbaspējām un redzesloku. Ieplānojiet laiku skriešanai, sporta zālei vai kādam sporta veidam, ko vēlaties apgūt. Ričards Brensons uzsver, ka sportojot viņš dienā papildus iegūst četras produktīvas stundas.

Produktīvi ≠ digitāli. Vismaz ne vienmēr

Uzņēmuma sapulce. Sanākušie lietišķi atvāž uz galda savus klēpjdatorus un atbrīvo no vāciņiem planšetes. Kamēr sapulces vadītājs nodibina bezvadu saiti ar projektoru, viens no klātesošajiem, Pēteris, uz galda atver nedaudz nobružātu piezīmju kladi un noņem pildspalvas uzgali. No blakussēdētāju puses atskan klusi smiekli: old school (‘izgājis no modes, novecojis’). 

Klades īpašniekam ir savi racionāli iemesli – tā viņam ir ērtāk. Protams, izskatītos labāk, ja nobružātas rūtiņu klades vietā Pēterim būtu glīta Moleskine veida piezīmju grāmata, jo tad mēs viņu uzskatītu par individuālistu vai pat hipsteru kādā jaunākā kolektīvā. Starp citu, ir uzņēmumi, kur piezīmju veikšana digitāli ir vadības rīkojums – lai jebkurā brīdī visiem būtu pieejamas sapulces piezīmes un no tām izrietošie veicamie un deleģējamie uzdevumi.

Vienmēr uzdodiet sev jautājumu: vai šo uzdevumu var paveikt kāds cits? 

Pētījums, ko veica Prinstonas un Kalifornijas universitātes, zīmīgi atklāj, ka, lietojot tikai klēpjdatoru piezīmju veikšanai, nevar efektīvi absorbēt jaunu informācijas materiālu, pārsvarā tādēļ, ka datorā fiksētas piezīmes ir sarunas vai prezentācijas atveidojums, nevis jūsu pašu piezīmes vai tēzes, turklāt trūkst vizuāli noformētas informācijas – dažādas formas zīmējumu, apvilkumu vai norāžu, kas ļautu labāk atcerēties notikumus un jums noderīgu informāciju. Pētījumā ir norādīts: klēpjdatoru lietotāji fiksē nesalīdzināmi vairāk teksta informācijas nekā tie, kas piezīmes veic ar pildspalvu, tomēr vēlāk, pārbaudot, ko kurš atceras, izrādās, ka datoru lietotāji atceras ievērojami mazāk. 

Veikt darbu produktīvi nozīmē veikt to ātri un efektīvi, patērējot minimālu enerģiju un izmaksas. Ja praktisks izvēlētā tehnoloģiju risinājuma lietojums patērē vairāk laika nekā analogs veids, kas funkciju pilda, iespējams, ar tāda ieviešanu nav jāsteidzas.

Protams, ir izņēmumi, piemēram, uzņēmumā gūtais labums no digitāli akumulētas informācijas ilgtermiņā sākotnēji patērēto laiku atpelna ar uzviju. Parasti ir kāds lūzuma punkts, kad rodas sapratne – uzņēmums sāk zaudēt konkurētspēju vai spēju ieviest jaunus produktus – un tiek pieņemts lēmums par modernizāciju. Mūsdienu izpratnē moderns ir tehnoloģiski aprīkots, faktiski ar mūžīgā attīstībā esošo ārējo infrastruktūru integrējams. Viss modernais šodien de facto ir sinonīms kaut kam tehnoloģiskam, tādēļ uzņēmumu vadība, nereti nekompetenta šajos procesos, iekāpj otrā grāvī un nomaina vairāk, nekā ir nepieciešams. Sākotnējā periodā tas var rezultēties ievērojamā produktivitātes kritumā, turklāt vienmēr pastāv risks, ka jaunizvēlētais risinājums tomēr nav piemērots. 

Iespējams, taisnība ir tam, kurš teica, ka uzņēmumam, lai tas veiksmīgi attīstītos, ir nepārtraukti jādzīvo uz naža asmens – tā, lai tam nemitīgi pietrūktu nedaudz resursu. Tad tas meklēs racionālas modernizācijas un attīstības iespējas pieejamo resursu ietvaros un sekos gan pašu inovācijas, gan produktivitātes rādītāju kāpums. Tomēr ir svarīgi nenokavēt momentu un iespējas, ko sniedz modernizācija, lai attīstītos līdzi tirgum vai – vēl labāk – nedaudz to apsteigtu. 

Tāpēc produktivitāti nevajadzētu jaukt ar digitālajām tehnoloģijām. Tās ir līdzeklis produktivitātes sasniegšanai, nevis sinonīms tai. Pareizi un racionāli lietoti, tehnoloģiju risinājumi atvērs uzņēmumam jaunus apvāršņus un sekmēs gan ražīgumu, gan pārdošanas apjomu, savukārt, ja uzņēmums nebūs tām gatavs, nepiemēroti risinājumi var kavēt uzņēmuma attīstību. Lai attīstītos budžeta un gatavības ietvaros, ir ieteicams pieaicināt konsultantus, kas spēs ieklausīties un iejusties situācijā, saprast mērķus un ieteikt piemērotus risinājumus.

Produktivitātes metode GTD

Viena no produktivitātes metodēm, ko ir vērts izmēģināt, ir Deivida Allena radītā Getting Things Done (GTD). Tās būtība ir vienkārša: viss, kas jums ir galvā, neizdarīto lietu mapē, somā, e-pastā, ir jāsaliek vienuviet, ko angļu valodā sauc par inbox, – tas var būt saraksts ar norādēm vai fiziska dokumentu atvilktne uz galda. Svarīgs noteikums – neko nedrīkst paturēt galvā. Kad pilnīgi viss ir apzināts, tad secīgi no augšas ir jāņem pirmais pēc kārtas un uzreiz jāpieņem lēmums: kas tas ir un ko ar to darīt. Vai tas ir izmetams, deleģējams, darāms vai saglabājams zināšanai? Uzmanību – neko, kas paņemts no inbox, nedrīkst likt atpakaļ! Viss, ko var izmest, ir jāizmet; viss, ko var deleģēt, ir jādeleģē; ja, savukārt, liekas, ka kaut kas noderēs nākotnē, tad ir jāizveido savs katalogs, kur tas ir jāsaglabā tā, lai nākotnē, kad būs nepieciešams, to var atrast. 

Divu minūšu likums: ja kaut kas no tā, kas ir jādara pašam, ir paveicams laikā līdz divām minūtēm, tas ir jādara uzreiz un tagad, neko neatliekot. Ja darba uzdevums ir apjomīgāks, tas uzreiz ir jāieplāno un ieplānotajā brīdī arī jāpaveic. Ja tas nav iespējams, to nedrīkst atstāt sarkanajā (nepadarītā) krāsā plānotājā vai uzdevumu vadības programmā – tas ir jāpārplāno, un šādi pārplānojumi uzreiz ir jāsaskaņo ar klientu vai priekšniecību. 

Protams, ir papildu nianses, par kurām vairāk uzzināsiet paši, tomēr šī salīdzinoši vienkāršā produktivitātes metode, stingri ievērojot principus, ievērojami uzlabo produktivitāti un samazina stresu darbā. Ar laiku tā kļūs par noklusētu normu un tiks lietota arī ārpusdarba aktivitātēm.

ERP – vienota uzņēmuma vadības un ražošanas jeb resursu vadības sistēma darba uzdevumu deleģēšanai, laika plānošanai un reāli patērētā laika uzskaitei

Rezultātā jums vairs nebūs nepadarītu darbu, bet, ja tādi radīsies, jūs tos pārplānosiet, informējot savus klientus vai vadību, un tie vairs neskaitīsies nepadarīti, turklāt neko vairs nevajadzēs mēģināt atcerēties no galvas. Veiksmes faktors ir uzticēties sistēmai, kurā jūs strādājat, un idejas, atgādinājumus vai materiālus nesaglabāt citur, jo citādi jūs par tiem varat viegli aizmirst jeb, angliski runājot, out of sight, out of mind (‘kas nav acu priekšā, nav prātā’). 

Vairāk informācijas meklējiet internetā, meklētājā ierakstot GTD, vai D. Allena grāmatā Getting Things Done.

Mūsdienīga karotāja ceļš

MIT (nosaukums ir mainīts) ir Latvijas IT risinājumu izstrādes uzņēmums, kura biznesu lielākoties veido projekti, kas tiek veikti klientu uzdevumā, kā arī jau uzstādītu risinājumu apkalpošana. Uz vispārējā Latvijas fona MIT ir vērtējams kā visai progresīvs. Tiek izmantotas dažādas datubāzes un programmas, sapulces ir īsas un fokusētas. Visiem darbiniekiem ir viedtālruņi, kas tiek lietoti arī darba vajadzībām gan darbā, gan ārpus tā. Darbiniekiem ir regulāri jāatskaitās par paveikto, projektu izstrādes darbs tiek plānots un dokumentēts. Visi strādā atvērtā plānojuma birojā, kur datorspēles vai Facebook uz kolēģu ekrāna nepaliks nepamanīti. 

Tomēr šis uzņēmums cieš no resursu trūkuma. Darbi mēdz kavēties, izstrādes vadītājs regulāri uzstāj uz papildu darbinieku pieņemšanu, bet tie IT sektorā jau klasiski ir deficīts. Savukārt uzņēmuma vadība, rēķinoties ar projektu biznesa nepastāvīgo naudas plūsmu, izvairās no izdevumu bāzes palielināšanas. Jautājums ir – kā ar pašreizējiem resursiem izdarīt vairāk? Tiek pieņemti divi produktivitātes rādītāji: darbinieka vērtīgi pavadīto darba stundu laiks pret viņa kopējo darbalaiku un klientu apmaksāto stundu skaits pret iztērēto darba stundu skaitu. 

Ir trīs pamatuzdevumi, kas uzņēmumam ir jāatrisina. Pirmkārt, ir precīzi jāuzskaita darbinieku darbalaiks, lai analizētu, kādos tieši darba uzdevumos un kādos darbības veidos tas tiek pavadīts – cik jaunradē, cik kļūdu labojumos, cik izpētē un cik virstēriņā (overhead). 

Otrkārt, ir jāsamazina pašreiz izmantojamo programmu un dažādu aplikāciju zvērudārzs, jo tās nav savstarpēji savienojamas – datu ievadei, izvadei un vēlākai apkopošanai ekseļos ir nepieciešams daudz laika. Dažādu sistēmu uzturēšana un programmu iegāde ir dārga, turklāt ir iemesls, kādēļ projektu vadītāji netiek laikus mājās: viņi no dažādām programmām velk kopā, kas nu tur ir pieejams, lai iesniegtu atskaites un noteiktu prioritātes.

Treškārt, cik tad reāli (pret ieņemto naudu) klientu projekti izmaksā, un cik liels ir virstēriņš pret ražošanas izmaksām? Ir vitāli nepieciešams precīzi zināt, cik no klientiem ir jāprasa par konkrēta veida darbiem, kādi resursi ir nepieciešami un no kāda veida pasūtījumiem, vai klientiem ir jāizvairās kā no uguns. Lielākais IT uzņēmumu izdevumu postenis ir algas, un dažādos sīkumos ietaupīt praktiski nav iespējams. Turklāt MIT vēlas iegūt ārvalstu IT uzņēmumu pasūtījumus kā apakšuzņēmējs jeb sniegt ārpakalpojumus (outsourcing). Šādi klienti, salīdzinot ar vietējo tirgu, ir ļoti kompetenti un prasīgi. 

Risinājums ir ERP (enterprise resource planning) – vienota uzņēmuma vadības un ražošanas jeb resursu vadības sistēma darba uzdevumu deleģēšanai, laika plānošanai un reāli patērētā laika uzskaitei, tajā ir iespējams uzskaitīt ieņēmumus pret izdevumiem pa projektiem, klientiem, darbiniekiem, pakalpojumiem. 

Šodien šāda veida programmatūra tiek piedāvāta kā SaaS (Software as a Service) jeb mākoņpakalpojums – tā tiek īrēta, nevis pirkta un uzturēta savā infrastruktūrā. Atkrīt ievērojamas izmaksas tās iegādei, un uzņēmumam ir viens zināms izmaksu postenis, jo līdzšinējais zvērudārzs, kas sastāvēja no pirktām un īrētām programmām, nereti mēnesī izmaksā vairāk. 

IT uzņēmumā jauna programmatūra tiek uztverta pozitīvi un ieviešanai īpašu šķēršļu nav atšķirībā no klasiskiem 90. gadu sākumā dibinātiem uzņēmumiem, kuru vidējais vadības līmenis ir gados, pats ir gudrs un kaut kādas programmas ir laika tērēšana. Nebūs pārspīlēts apgalvojums, ka darbinieku, jo īpaši ar lielu stāžu, pretestība vai pasivitāte ir nokāvusi ne vienu vien uzņēmuma darbības kontroles un atjaunošanas plānu, tostarp dažādu sistēmu ieviešanu. Savukārt MIT vadība tagad precīzi redz, kas notiek, vērtē virstēriņu, atrod paslēpušos resursus – un izaugsme atkal ir kontrolēta. 

Tomēr, kā ar ikvienu programmatūru, no tās ir jēga, ja to prot lietot. IT mazāk kompetentiem uzņēmumiem būs jāņem darbā sistēmas uzraugs – kāds, kas spēj uzraudzīt, lai dati būtu kvalitatīvi, lai tiktu ievērota to pildīšana un atskaitīšanās, bet vēl svarīgāk – lai šos datus varētu analizēt, lai varētu atrast iespējas prezentēt vadībai informāciju, kas ir pamatā biznesa lēmumu pieņemšanai. MIT atkal ir paveicies, jo gan vadība ir IT kompetenta, gan tehnoloģiju jomas darbinieki šādas programmas apgūst ļoti ātri, tādēļ datu kvalitātes uzraudzība tiek deleģēta kā vispārēja atbildība kolektīvam un arī vadība ar sistēmu prot apieties un no tās uzzināt nepieciešamo. Nākotne kļūst krietni paredzamāka.

Mobilitātes komplekts modernam un produktīvam pilsonim

1. Klēpjdators.

Ērts, iespējami viegls, ar ilgspējīgu akumulatoru. Nav ieteicams izvēlēties modeļus ar ekrāna diagonāles izmēru, mazāku par 13 collām, savukārt lielāka ekrāna datori jau draud neievietoties jūsu portfelī vai datorsomā un ir smagi. Ir nepieciešams SSD cietais disks – tas būtībā ir atmiņas bloks bez kustīgām detaļām un nodrošinās zibenīgu ielādi. Operatīvā atmiņa: vismaz 4 GB, vēlams – 8 GB. Procesora jaudai ir otršķirīga nozīme, jo datoru izmantosiet darbam, nevis datorspēlēm; izņēmums ir datorgrafiķi vai arhitekti. Īsumā – pērciet vai ņemiet uz nomaksu vieglāko datoru ar ilgspējīgāko akumulatoru, ko varat atļauties.

Datu sinhronizācija un failu pārnese ar vadiem vai USB atmiņas karti ir vakardiena

2. Viedtālrunis.

Būtiskākais ir ekosistēmas izvēle, lai viedtālrunis un dators strādātu kopā bez īpašām aplikācijām vai obligātiem vadiem, piemēram, ja izvēlēsieties Apple vai Samsung datoru, būtu vēlams arī tā paša ražotāja viedtālrunis. Iemācieties veikt bezvadu datu sinhronizāciju reāllaikā, apgūstiet tālruņa kā modema funkciju, kas sniegs datoram internetu, izmantojot mobilo tīklu. Viedtālrunim ir jābūt ērtam jūsu rokās, tā akumulatoram, intensīvi lietojot, ir jāspēj darboties dienu. Šodienas ekrāna izmēra standarts ir 5 collas un vairāk. Ja izvēlēsieties lielāku, jums nebūs nepieciešams atsevišķs planšetdators.

3. Planšetdators.

Tā funkcija ir būt jums līdzās ar visu, kas jums ir svarīgs, tajos brīžos, kad datoru ņemt līdzi nav iespējams. Ir svarīgi arī, lai tas pats draudzētos ar jūsu datoru un tālruni, sinhronizējot visus datus. Izvēlieties vieglus vāciņus, vēlams, ar iebūvētu tastatūru, lai būtu ērti rakstīt. Tai ir jābūt ērtai un ar pietiekami lieliem taustiņiem. Ja neplānojat tastatūru, jums var pietikt ar 8 collu ekrāna modeli.
4. Mobilais pieslēgums.

Gan datorā, gan planšetdatorā šodien var ievietot SIM karti, kas atbalsta 4G mobilo datu savienojumu, tomēr tas nebūs nepieciešams, ja pratīsiet ātri izveidot šo iekārtu savienojumu ar savu viedtālruni. Izvēlieties mobilo pieslēgumu, kas jūs neierobežo pārsūtīto datu apjomā (bez limita). Tam ir psiholoģisks faktors – zinot, ka neesat ierobežoti, jūs neatliksiet darbus līdz Wi-Fi laikam un vienmēr visu varēsiet paveikt, lai kur atrastos. Savukārt, ja jūsu iekārtas ir aprīkotas ar SIM kartes vietu, ārzemēs nopērciet vietējo datu pārraides karti, lai izvairītos no viesabonēšanas izmaksām. Viesabonēšanas laikā izmantojiet iespēju atslēgt internetu sava viedtālruņa aplikācijām, kas jums tobrīd nav nepieciešamas, citādi tās, atjaunojot informāciju, ātri vien noēdīs pieejamos megabaitus, kamēr jūs veicat ko noderīgu, piemēram, saņemat e-pasta ziņojumus.

5. Viedtālruņa ārējais akumulators.

Tautā saukts par lādētāju, tas ir neliela izmēra akumulators ar vadu, ko pievienot jūsu viedtālrunim laikā, kad uzlādes rozete nav pieejama. Uzlādējiet to, kad vien ir iespējams, un turiet somā. Tad vienmēr varēsiet zvanīt vai rakstīt, kad vajag, nevis kad tiksiet pie rozetes. Uzmanību, izvēloties lādētāju, – pārliecinieties par tā saderību ar savu viedtālruni un planšeti! Daži ražotāji izmanto papildus USB kontaktus tālruņa lādēšanas kontrolei,savukārt liela daļa lādētāju ražotāju izmanto tikai divus ārējos.

6. Mākoņpakalpojumi.

Datu sinhronizācija un failu pārnese ar vadiem vai USB atmiņas karti ir vakardiena, turklāt bīstama, jo šādi pārnēsā datorvīrusus. Mākoņservisi to nodrošina bez vadiem un uzrauga. Jums ir jāiemācās kontrolēt, kas no šīs informācijas ir pieejams publiski un kas – tikai privāti. Ir jāiemācās arī koplietošana, tad nevajadzēs lielus failus sūtīt pa e-pastu – tas ir sliktais tonis un slodze saņēmējam – vai pat atdot tikšanās reizē, tērējot jūsu laiku. Failiem jūsu un kolēģu datorā ir jāiekrīt pašiem. Individuāli jūs varat lietot OneDrive vai Dropbox. Uzņēmumiem, savukārt, ir jāievieš slēgts, tikai uzņēmuma darbiniekiem pieejams failu mākoņserveris un jākontrolē materiāla pieejas tiesības kolektīvam.

7. Saziņas kanāli. Papildus iespējai zvanīt, nosūtīt īsziņu vai e-pastu ir citi saziņas veidi – Skype, WhatsApp, Yammer. Izvēlieties to, kas ir praktisks un lietots jūsu kolektīvā. Izvairieties no tiem, kas noēdīs jūsu laiku sarunās, kuras neattiecas uz produktīvu darbu. Vienojieties ar klientiem par saziņas veidu, kas ir abpusēji ērts. Neaizmirstiet izmantot iespēju uzstādīt savam profilam opciju Aizņemts, ja nevēlaties, lai jūs traucē, vai izslēdziet aplikāciju, kad tā jums nav nepieciešama.

8. Darāmsaraksta sistēmas un aplikācijas. To-do list (‘veicamo uzdevumu saraksts’) veida saraksti ir absolūta nepieciešamība, lai produktīvi strādātu un neko neaizmirstu. Jūs to varat organizēt pierakstu veidā, izmantot sava viedtālruņa iebūvētās iespējas vai izvēlēties kādu tieši šim mērķim izstrādātu aplikāciju – spējīgākās no tām jums atgādinās veikt uzdevumus, jums nonākot pat konkrētā ģeogrāfiskā vietā, nemaz nerunājot par projektu izpildes kalendāriem, kuru ietvaros ir saplānoti daudzi uzdevumi, vai zvaniem, kas ir jāveic. Izvēlieties tādu, kas ļauj strādāt komandā un deleģēt darbus, saņemot atgriezenisko saiti par to izpildi, un turklāt ir pieejama gan tālrunī, gan datorā. Uzņēmumā, savukārt, izvēlieties CRM sistēmu kā mākoņpakalpojumu, tad visiem datiem un klientu kontaktinformācijai varēsiet piekļūt, atrodoties jebkurā vietā.