Birokrātija jāsamazina arī uzņēmumos

Birokrātija jāsamazina arī uzņēmumos

Kāpēc tā notiek? Birokrātija nerodas tāpēc, ka kāds to veidotu ar īpaši ļauniem nolūkiem. Visbiežāk tās saknes ir interpretācija par novecojušiem noteikumiem un vienīgo pareizo veidu, kā darāmas visnotaļ svarīgas lietas. Noteikumi un likumi tiek atcelti, bet procesi bieži vien paliek tādi paši kā iepriekš. To pārvaldītājiem nereti pietrūkt zināšanu, autoritātes vai gribas tos mainīt un sakārtot, savukārt uzņēmuma vadītājs reti iesaistās to sakārtošanā, pieņemot, ka veids, kā procesi ir organizēti gadiem ilgi, ir optimāls.

Zaudējumi birokrātijas dēļ

Atbalsta procesi ir nepieciešami, bet tiem ir jābūt maksimāli efektīviem. Ja atbalsta procesu dēļ tiek tērēts laiks, uzmanība un darbiniekiem jāpiedzīvo neērtības, tas rada zaudējumus uzņēmumam. 

Piemēram, katrs darbinieks pāris reižu gadā piesaka atvaļinājumu. Atvaļinājumā ir jāiet, bet vai to organizēšanai birokrātijas nav pārāk daudz? Paskaitīsim: iesnieguma uzrakstīšana, izprintēšana, parakstīšana, vadītāja atrašana un apstiprinājuma paraksta saņemšana, dokumenta aiznešana uz personāla daļu – tam visam ir nepieciešams laiks. Turklāt apmēram trešdaļā gadījumu kaut kur procesa vidū atklājas, ka ir pielaista kāda kļūda un viss jāsāk no sākuma. Nejēdzīgi pavadītais laiks ar to nebeidzas. Tālāk ar papīra lapu darbojas kāds cilvēks administrācijā, lai galu galā visu ievadītu algu aprēķina sistēmā un cilvēks tiktu pie savas atvaļinājuma naudas. 

Vēl viens labs piemērs ir likuma prasība nodrošināt katram darbiniekam iespēju iepazīt savu algas lapiņu. Kāds katru mēnesi tās drukā, nodod darbiniekiem, cenšas piekodināt, lai tās netiktu kaut kur nomētātas nepiederošu personu apskatei, cits sūta katram darbiniekam atsevišķu e-vēstuli. Tamlīdzīgas darbības šķiet nepieciešami sīkumi, bet, parēķinot, cik laika tam ir nepieciešams uzņēmumā ilgākā periodā kopumā, zaudējumi ir ievērojami.

Risinājums – darbinieku pašapkalpošanās sistēmas

Tirgotāji jau sen ir sapratuši, ka ir izdevīgāk likt pircējam pašam noskenēt savus pirkumus pie kases. Arvien biežāk līdzīgu pieeju izmanto birokrātijas efektivizācijai. Darbinieku pašapkalpošanās sistēmas parasti izskatās kā mājaslapas, kuras var atvērt no jebkuras ierīces: tajās var autorizēties un tiešsaistes režīmā veikt dažādas darbības. Tās kalpo gan kā kanāls informācijas saņemšanai, piemēram, par algas lapiņu, gan tās nodošanai, piemēram, atvaļinājuma pieteikumam, rēķinu saskaņošanai u. tml. Rezultāts – procesi ir ātrāki, precīzāki, patīkamāki un ievērojami lētāki.

Aisberga redzamā daļa

Pašapkalpošanās portāls parasti ir daudz lielākas uzskaites sistēmas daļa. Tas atspoguļo datus no resursu vadības sistēmas, un darbinieka ievadītie dati uzreiz arī nonāk šajā sistēmā atpakaļ, kalpojot par pamatu, piemēram, algu aprēķinam. Tāpēc, meklējot pašapkalpošanās risinājumu, visprātīgāk ir vispirms vērsties pie sava grāmatvedības sistēmas piegādātāja. Uzņēmuma Telia Latvija mākoņpakalpojumu vadītājs Oskars Krastiņš pašapkalpošanās sistēmas iesaka izvietot t. s. mākonī. „Tādējādi uzņēmumi iegūst iespēju gan lietot sistēmas bez ģeogrāfiskiem ierobežojumiem, gan integrēt tās ar citiem populāriem mākoņpakalpojumiem, piemēram, Office 365 produktiem,” saka O. Krastiņš. „Mākoņpakalpojumi ļauj izvairīties no kapitālieguldījumiem serveros, datortīkla infrastruktūrā un dārgā programmatūrā, tādējādi sniedzot iespēju efektīvāk izmantot resursus pašapkalpošanās sistēmas izstrādei, kā arī iegūt lielāku pārliecību par sistēmu fizisko un loģisko drošību. Noteikti ir vērts pievērst uzmanību iespējām pašapkalpošanās sistēmu lietotnes darbināt no viedtālruņiem, kas mūsdienu dinamiskajā biznesa vidē kļūst par absolūtu nepieciešamību.”

Vai izmaksas atsver ieguvumus

Ja uzņēmumā ir mazāk par 50 darbiniekiem, turklāt viņi visi strādā vienā birojā, izmaksas ieguldījumus, visticamāk, pagaidām neatsvērs. Jo lielāks ir uzņēmums, jo jūtamāks – ietaupījums. Grāmatu un kancelejas preču tirdzniecības uzņēmums Jānis Roze pašapkalpošanās sistēmu lieto jau vairākus gadus un nesen veica pāreju uz jauno VISMA risinājumu HoP. IT vadītājs Ainārs Batarags stāsta: „Mūsu kolektīvā ir vairāk nekā 250 cilvēku, un viņi strādā 35 vietās. Kad pirms pieciem gadiem ieviesām pirmo pašapkalpošanās risinājumu, sākumā cilvēki bija jāpārliecina, kāpēc tas ir vajadzīgs. Tagad šķiet neiedomājami, ka varētu bez tāda iztikt.” 

PwC biznesa vadības konsultāciju vecākā projektu vadītāja Anita Kalniņa atzīst: „Pēdējā laikā arvien biežāk sastopamies ar situāciju, ka uzņēmumi vēlas saprast, vai birokrātija, ar ko tie gadu gaitā ir apauguši, nav kļuvusi par lielu. Veikt šādu iekšējās saimniecības revīziju ir vērtīgi, jo bieži atklājas, ka neefektivitātes radītās sekas eiro izteiksmē ir ievērojamas. Vēl viens pozitīvs aspekts – uzņēmumi, kuri vēlas izskaust birokrātiju, ir krietni pievilcīgāki darba devēji spējīgiem un gudriem darbiniekiem. Tieši šādi darbinieki necieš sava laika un resursu šķērdēšanu, kā arī lieko birokrātiju, un, ja viņi ilgstoši redz, ka uzņēmums ir neefektīvs un nekas netiek mainīts, tad viņi izvēlēsies citas darba alternatīvas.” 

Darbinieku pašapkalpošanās sistēma var nodrošināt:

  • Algas lapiņas un IIN deklarācijas apskati;
  • Atvaļinājumu, komandējumu, mācību pieteikšanu un saskaņošanu;
  • Rēķinu ievadi un saskaņošanu;
  • Darba laika uzskaites dokumentu aizpildīšanu;
  • Dažādu atskaišu pieejamību;
  • Iepazīšanos ar dažādām instruktāžām un to apstiprināšanu;
  • Informāciju par kolēģiem un viņu prombūtni;
  • Citas darbības.

Saistītie raksti


Kontakti

Saziņai:
23300113
Adrese:
Daugavas iela 38-3, Mārupe, LV-2167
Ikmēneša labāko ziņu apkopojums e-pastā:
Seko!